Secrétaire d’accueil (H/F)
Vous serez rattaché/e soit au Directeur/trice d’équipement et de projet social soit au chargé/e de mission-secrétaire coordinateur/trice.
Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique du public de la maison de quartier ou du centre socioculturel auquel vous êtes rattaché/e et du traitement administratif de dossiers (arrivé du courrier, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents…)
Dans ce cadre, vous :
veillez à la bonne réalisation de l’ensemble du dispositif d’accueil du public
- accueil physique et téléphonique
- mise à jour de l’agenda des activités du centre
- mise à jour des panneaux d’affichage et de la documentation
- inscriptions aux activités du centre et encaissement des paiements et relances
- suivi des prêts de salles
- participation à certains événements comme les fêtes de quartier
assurez la mise à jour de l’échéancier du travail administratif et assurez le collationnement et la transmission des pièces nécessaires au respect de cet échéancier :
- classement des pièces relatives à chaque dossier administratif du siège de l’équipement
- saisie des dossiers, des programmes d’animation et du courrier
- préparation des documents comptables et tient l’état de caisse
- enregistrement journellement les présences et absences des personnels
- gestion des stocks de documents administratifs
- tient à jour les documents statistiques
- participation aux réunions d’équipe afin d’assurer au mieux ces missions
- secrétariat de différentes réunions dont celles du Conseil d’équipement
PROFIL
- Diplôme niveau IV souhaité ou expérience - Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, Excel…) - Modalité d’accueil - Technique de prise de notes - Rigueur et organisation - Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles |