Conditions Générales de Services

La participation à une ou plusieurs activités de l’Accoord comporte l’application totale des conditions générales décrites ci-dessous. Certaines activités présentent des particularités qui font l’objet de paragraphes spécifiques.

 

1 > Inscription et participation à l’ensemble des activités Accoord

 

1.1 Les frais de dossier annuel

Tout participant aux activités de l’Accoord doit acquitter des frais de dossier annuels à l’occasion de sa première inscription. Ces frais sont acquittés pour l’année civile.

 

1.2 Responsabilité des usagers

Les usagers doivent se conformer aux règles de fonctionnement énoncées pour chaque activité.

Le respect des valeurs décrites dans les statuts de l’association est impératif.

En cas de vandalisme, dégradations volontaires, vols, commis par un usager, la responsabilité individuelle de l’auteur, ou celle des parents ou des représentants légaux pour un mineur pourra être engagée.

À cet effet, la direction de l’Accoord peut prononcer l’exclusion du ou des participants à l’activité. Si cette exclusion concerne un ou des mineurs, les parents ou les représentants légaux sont tenus de prendre toutes dispositions, sans délai et à leurs frais.

L’exclusion peut également être prononcée en cas de non-respect des règles collectives, de violences verbales ou physiques.

Ces conditions sont étendues à l’ensemble des activités que peut pratiquer un mineur dans les différents séjours, stages, accueils de loisirs ou équipements de l’Accoord.

 

1.3 Conditions particulières pour les mineurs

Toutes les dispositions relatives aux conditions générales de service s’appliquent aux mineurs, complétées des particularités suivantes, pour les activités des stages, de séjours, d’accueils de loisirs et d’ateliers : une autorisation parentale est nécessaire pour l’inscription d’un mineur à des activités de l’Accoord. Celle-ci doit être obligatoirement signée par le responsable légal du mineur. En effet, cette attestation comporte, entre autres, des recommandations médicales concernant la santé, mais aussi une autorisation permettant à l’organisateur de l’activité de diriger le mineur vers les services compétents, dès lors que son état de santé le justifierait. Sur ce point, s’il y avait refus du responsable légal, l’inscription du mineur ne pourrait pas être prise en compte.

 

1.4 Règles de vie collective

Dans toutes formes d’accueil (séjours, accueils de loisirs, ateliers, etc.), les équipes travaillent sur la base d’un projet pédagogique comprenant entre autres des règles de vie collective à partager et respecter avec et par l’ensemble du groupe. En cas de non-respect de ces règles des mesures spécifiques seront prises par la direction du site pouvant aller d’un rappel aux règles de vie collective, à un contact avec les parents ou le responsable légal pour relater les faits d’indiscipline jusqu’au renvoi.

 

1.5 Responsabilité de l’organisateur concernant les mineurs

Pour les activités, y compris celles incluant un transport organisé par l’Accoord pour se rendre sur les lieux d’animation à l’aller et au retour, la prise en charge débute à partir du moment où le mineur est confié à une personne désignée par l’Accoord, chargée sur le lieu d’accueil du départ, de l’encadrement, suivant les horaires indiqués sur les documents de présentation des activités. Elle se termine, soit lorsque l’enfant est remis à l’une des personnes responsables précédemment désignées, soit lors de son départ s’il est autorisé à partir seul par un document écrit spécifique, ou dûment déclaré lors de la mise à jour du dossier Accoord en ligne via le eService « Je gère mon dossier ».

 

1.6 Assurances

Tous les participants aux activités de l’Accoord sont systématiquement couverts par un contrat d’assurance souscrit auprès de la MAIF, comprenant les garanties suivantes : Individuelle accident, Recours, Protection juridique, Dommages aux biens des participants, Assistance (rapatriement).

Cette assurance est incluse dans le prix, elle ne couvre pas les risques d’annulation. Par ailleurs, l’Accoord dégage toute responsabilité en cas de perte ou vol d’objets et de vêtements personnels qui pourrait survenir durant les activités.

L’Accoord invite et préconise aux familles de souscrire une assurance pour les autres risques non couverts et qui pourraient survenir (mutuelles complémentaires, responsabilité civile).

 

1.7 Frais médicaux

En cas d’urgence médicale survenant au cours d’une activité, l’Accoord peut être amenée à régler au nom de l’usager certaines dépenses médicales pharmaceutiques ou autres. Le remboursement de cette avance sera demandé à l’usager ou son représentant légal s’il s’agit d’un mineur.

 

1.8 Photographies et films

À l’occasion des activités de l’Accoord (notamment séjours, accueils de loisirs, ateliers…), le personnel de l’Accoord (ou toute personne autorisée par l’Accoord) peut être amené à réaliser des photographies ou des films des participants en activité.

Ces photographies et/ou ces films pourront être utilisés, en tout ou en partie, par l’Accoord et/ou ses partenaires à des fins d’information ou à des fins de valorisation des activités de l’Accoord, et ce, en tous formats, sur tous supports et par tous moyens et procédés de communication (notamment site internet de l’association et/ ou de ses partenaires, journaux d’information, magazines, affiches, vidéogrammes, supports interactifs, présentation ou projection publiques, etc.).

Sauf opposition écrite communiquée, lors de l’inscription à l’activité, en ligne ou auprès des équipements, celle-ci vaut autorisation gracieuse pour l’Accoord, directement ou par l’intermédiaire de tout tiers de son choix, de fixer et/ou enregistrer, en tout ou en partie, l’image et/ou les propos du participant concerné et d’utiliser l’image et/ou les propos ainsi reproduits, en tout ou en partie, aux fins susvisées, quel que soit le mode d’exploitation utilisé.

Cette autorisation s’entend pour le monde entier et sans limitation de durée. Dans l’hypothèse où le participant est mineur, son inscription aux activités de l’Accoord vaut autorisation de ses deux parents (ou, à défaut, de son (ses) représentant.e.s) légal(es.aux)), et de l’enfant mineur lui-même. Dans l’hypothèse où le participant est un majeur incapable juridiquement, son inscription aux activités de l’Accoord vaut autorisation de son (ses) représentant(.e.s) légal(es.aux), et du majeur lui-même.

 

1.9 Tabac, drogues et alcool.

Il est rappelé qu’il est interdit de fumer et de vapoter (pour les usagers comme pour les personnels) dans tous les espaces fermés et ouverts accueillant du public ou constituant des lieux de travail, d’activité ou de réception. Comme le veut la loi, et tout particulièrement dans le cadre des activités de l’association, l’usage, l’incitation à l’usage et/ou le trafic de stupéfiants et autres substances illicites sont formellement interdits.

La consommation d’alcool est totalement interdite pour les mineurs et doit rester modérée pour les adultes dans le cadre des prescriptions légales et du règlement intérieur de l’Accoord.

 

2 > Paiement des prestations

 

2.1 Tarification au quotient familial

La tarification des activités de l’Accoord s’appuie, pour une grande partie de ses activités sur le quotient familial CAF (accueils de loisirs, activités 11/15 ans, séjours, ateliers ou activités ponctuelles de certains centres socioculturels à leur choix).

Cela entraine ainsi une différenciation des prix, selon les revenus et la composition du foyer.

Le calcul du quotient familial est réalisé au moment de la première inscription à une activité, soit dans un centre socioculturel Accoord, soit à partir du eService permettant d’inscrire un enfant dans un accueil de loisir. En cas d’évolution de ce quotient, il convient d’en informer l’Accoord et d’effectuer une mise à jour en fournissant les justificatifs.

A partir du 1er septembre 2020, le paiement interviendra après la réalisation de l’activité pour les accueils de loisirs enfance. Pour les autres activités, le paiement continue d’être effectué avant le début de l’activité sur présentation d’une facture.

Les tarifs tiennent compte des éventuelles aides des différentes collectivités : Ville de Nantes, Caisse d’allocations familiales, Conseil départemental, État. Les tarifs sont fixés pour une année. Ils peuvent être révisés en fonction des conditions économiques résultant notamment de baisses de subventions ou de décisions réglementaires nouvelles.

 

2.2 Annulation par l’Accoord en cas de non-paiement de l’activité

En cas d’activité avec paiement anticipé, l’Accoord se réserve le droit d’annuler l’inscription à une activité si le paiement n’est pas intégralement réglé 15 jours avant le début de l’activité.

Pour les activités en post-facturation, la facture doit être acquittée 20 jours après sa date d’édition.

En cas de défaut de paiement des prestations, l’usager ne pourra plus avoir accès aux activités de l’Accoord et, le cas échéant, des poursuites pourront être engagées devant la juridiction compétente, pour assurer le recouvrement des arriérés éventuels.

 

2.3 Demandes particulières de remboursement

Aucun remboursement n’est effectué en cas d’absence à une activité souscrite et prépayée.

Par exception, pour les ALE et les séjours, un remboursement des frais d’inscription à une activité peut être effectué dans les cas suivants :

  • Maladie
  • déménagement consécutif à une mutation professionnelle,
  • licenciement économique,
  • urgence sociale exceptionnelle

La demande de remboursement devra être effectuée avec présentation des pièces justificatives, dans un délai maximum de 15 jours après la date du premier jour d’absence.

Une réponse sera apportée après examen de la situation. Ces situations sont les seuls cas pouvant faire l’objet d’un remboursement. Toutes les autres déductions seront faites sous la forme d’avoir déductible valable jusqu’au 31 décembre.

Concernant l’ALE, les usagers ont 48 h après le premier jour d’absence pour produire un justificatif (en ligne avec le eService ou au guichet).

 
3 > Conditions spécifiques aux : Accueils de loisirs enfance (ALE)
 

3.1 CONDITIONS DE RÉSERVATIONS : PÉRIODE ET LIEUX

Les conditions d’accès et l’organisation du service sont précisées dans le guide de l’usager accessible sur le site internet de l’Accoord. Les horaires y sont précisés.

Chaque accueil de loisirs dispose d’une capacité d’accueil déterminée. Par conséquent, l’inscription d’un enfant est subordonnée à la disponibilité de places.

Les inscriptions et les réservations des places d’accueil sont assurées par période. Sauf modifications, ces périodes couvrent :

  • Les mercredis de l’année scolaire : les familles doivent inscrire leurs enfants dans l’accueil de loisirs rattachés à l’école des enfants (cartographie dans le guide de l’usager)
  • Les vacances scolaires : les familles peuvent choisir leur accueil de loisirs, dans la limite des places disponibles.

3.2 EXPRESSION DES VOEUX ET CONFIRMATION DE L’INSCRIPTION

 

A partir du 1er septembre 2020, les inscriptions se déroulent dans les conditions suivantes :

 

1 / Formulation de vœux de réservation pour une période via le formulaire en ligne ou en se rendant dans un centre socioculturel.

 

2 / Confirmation de la disponibilité ou non des places souhaitées par courriel ou courrier auprès de la famille.

  • Le traitement des demandes est réalisé dans l’ordre d’enregistrement des vœux par ALE. Les familles résidant à Nantes sont prioritaires. Aucun autre régime de priorité n’est mis en œuvre.
  • Seule cette confirmation écrite formulée sous 20 jours francs au plus, vaut inscription

3 / Une fois l’inscription confirmée, la famille doit veiller à la mise à jour de son dossier (informations administratives et familiales) dans le module e-service ouvert en ligne, soit se déplacer dans un centre socioculturel en prenant RDV au préalable.

 

3.3 MODIFICATIONS DE L’INSCRIPTION

Les familles disposent d’un délai de 4 jours avant l’activité pour formuler une réservation, modifier ou annuler une réservation confirmée. Passé ce délai, l’activité réservée sera facturée que l’enfant fréquente ou non l’activité.

Les journées d’absence sont facturées sauf à justifier d’une des 4 situations listées ci-dessus au point 2.3.

Pour ce faire, un justificatif doit être présenté sous 48h après la date de l’absence. L’absence ainsi justifiée ne sera pas facturée.

 

3.4 PAIEMENT DE L’ACTIVITÉ EN ALE

A partir du 1er septembre, le règlement des factures par les familles sera exigé après la réalisation d’activité. La facture est émise mensuellement et communiquée aux familles dans le compte individuel eService.

 

4 > Conditions spécifiques aux séjours et stages de mineurs

 

4.1 Tarifs des séjours et stages

Les tarifs sont susceptibles de modification en fonction des conditions économiques ou de décisions réglementaires nouvelles. Malgré toute l’attention portée à la réalisation de nos supports de communication, des erreurs d’édition peuvent se glisser. Les prix et les dates indiqués vous seront confirmés lors de votre réservation. Pour les séjours à l’étranger, une variation des taux de change des devises utilisées pourrait modifier les tarifs.

 

4.2 Frais d’annulation ou de modifications des séjours et stages

Toute annulation, même tardive doit faire l’objet d’un écrit. Les frais d’annulation ou de modification sont calculés comme suit :

  • en cas de maladie sur présentation d’un certificat médical : 20 % du prix global
  • modification de séjour ou de semaine et/ou de stage : 20% du prix global
  • Annulation pour toute cause autre que la force majeure.
  • plus de 30 jours avant la date de départ : 20% du prix du séjour ou stage.
  • 29e jour au 21e jour : 35%.
  • 20e au 10e jour : 60%.
  • moins de 10 jours : 80%.

 

4.3 Séjours écourtés et renvoi d’un usager

En cas de renvoi d’un mineur dans sa famille, pour une cause non couverte par notre assurance voyage, les parents ou la personne responsable prendront en charge son voyage retour ainsi que les frais de déplacement et de mission de l’accompagnateur.

Si le jeune est repris par sa famille ou s’il quitte le centre avant la fin du séjour pour des raisons disciplinaires, décidées par la direction de l’Accoord, aucune somme ne sera remboursée et les frais occasionnés par ce retour seront à la charge de la famille ou du responsable légal, sur la base du prix du transport collectif le moins onéreux.

Dans ce dernier cas, si la famille ou le responsable légal ne sont pas en capacité de recevoir leur enfant au moment du rapatriement, l’Accoord prendra auprès des autorités compétentes, les consignes pour assurer le placement du jeune à la charge de la famille ou du responsable légal.

 

4.4 Responsabilité de l’organisateur

L’exécution des séjours et stages proposés par l’Accoord suppose suivant les cas l’intervention d’organismes différents, notamment propriétaires, gestionnaires d’établissement, prestataires d’activités. Ces derniers conserveront en tout état de cause, les responsabilités propres à leur prestation aux termes de la législation applicable ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités.

Le programme des séjours de vacances revêt un caractère prévisionnel. Il pourra être modifié pour des raisons indépendantes de l’Accoord  (conditions météorologiques, force majeure, défaut d’un prestataire, nombre insuffisant de participants…)

 

5 > Conditions spécifiques aux Accueils de loisirs ados (ALA)

 

5.1 Conditions d’inscription en ALA

Les espaces d’animation adolescents 11/15 ans de l’Accoord accueillent les mineurs dans des locaux déclarés à cet effet dès lors que ces derniers sont autorisés par leurs parents ou responsables légaux à s’y rendre, seuls ou accompagné par une personne majeure.

Une autorisation parentale annuelle doit être complétée par les parents ou le responsable légal.

Les mineurs peuvent ensuite se rendre sans inscription préalable dans ces locaux dans le cadre de leurs horaires d’ouvertures communiqués publiquement.

Certaines activités extérieures ou au sein de ces locaux nécessitent cependant une inscription préalable auprès des équipes d’animation directement, qu’elles soient gratuites ou payantes. Les mineurs et leurs familles en sont informés.

 

5.2 Paiement de l’activité en ALA

Les activités payantes le sont sur la base d’une tarification spécifique exprimée en points.

Il est demandé aux mineurs et aux familles d’acheter dans les centres socioculturels des points dont la valeur varie selon le quotient familial.

Cet achat vient créditer un compte individuel appartenant au mineur. L’inscription du mineur à une activité vient débiter le solde de ce compte.

 

6 > Contions spécifiques aux Ateliers et autres activités

 

6.1 Inscriptions et paiement des ateliers et autres activités

Le paiement complet de l’activité s’effectue lors de l’inscription dans un centre socioculturel.

Un échéancier de paiement peut être décidé par la direction de l’équipement dès lors que l’usager peut apporter la garantie du paiement (prélèvement par exemple)

Un certificat médical d’aptitude peut-être est exigé pour la pratique de certaines activités physiques et sportives.

Le tarif des ateliers et autres activités peut être défini pour une période annuelle, trimestrielle, semestrielle ou ponctuelle (une sortie, un spectacle par exemple). Il tient compte de la nature de l’activité, du nombre de séances, de participants et du quotient familial pour certains ateliers et ou certaines activités selon la décision de la direction d’équipement.

 

6.2 Conditions de remboursement spécifiques des ateliers et autres activités

Un désistement signalé au secrétariat de l’équipement ou de la structure et intervenant à l’issue de la première séance, entraîne le remboursement total de l’activité hormis celui des frais de dossiers. Les séances non utilisées ne seront pas remboursées, sauf situation spécifique au sens du point 2.3.

 

7 > Divers

 

7.1 Modification des conditions générales

L’Accoord se réserve le droit de modifier les conditions générales de service, y compris les règles afférentes aux tarifs et/ou les conditions spécifiques. Les conditions modifiées entreront en vigueur à compter de leur mise en ligne sur le site www.accoord.fr.

 

7.2 Force majeure

La responsabilité de l’Accoord ne saurait être engagée si la non-exécution ou le retard dans la réalisation de ses engagements découle d’un cas de force majeure. A ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du code civil.

 

7.3 Protection des données et règlement RGPD

 

7.3.1. Collecte des informations

Les informations communiquées par les usagers font l’objet d’un traitement de données au sens du règlement général sur la protection des données. L’Association veille à ne collecter que les données strictement nécessaires eu égard aux finalités des traitements qui sont mis en œuvre. Chaque traitement répond à une finalité explicite, légitime, et déterminée. Les données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

  • Enregistrement et mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des usagers et des membres, en particulier la gestion des contributions, des adhésions, leur facturation et leur paiement
  • Enregistrement des caractéristiques des enfants pour leur fournir un service adapté à leur âge et à leur situation personnelle
  • Établissement d’états statistiques pour des besoins de gestion
  • Restitutions statistiques anonymes internes et à destination des collectivités qui assurent le financement
  • Gestion des listes et annuaires d’usagers, de membres ou de contacts
  • Envoi de bulletins, convocations, journaux et d’une manière générale de toute communication pour les besoins des activités et leur promotion

 

7.3.1 INFORMATIONS AUX USAGERS

Conformément au règlement général sur la protection des données, l’Association Accoord informe les usagers sur les traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre.

Ainsi, l’Accoord informe, dans les formulaires de collecte: de l’identité du responsable de traitement, de la finalité pour laquelle les données à caractère personnel sont collectées, du caractère facultatif ou obligatoire des réponses, de l’existence et des modalités d’exercice des droits d’interrogation, d’accès, de rectification et d’opposition relativement à l’ensemble des données, ainsi que du droit de définir des directives générales et particulières définissant  l’exercice des droits après décès.

 

7.3.2 CONSERVATION DES DONNEES

L’Association Accoord ne conserve les données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.

À cet égard, les données personnelles collectées sont conservées de façon active pendant la durée des relations contractuelles augmentée de 1 an à des fins d’animation et de gestion, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

Ces données sont ensuite conservées pendant une durée de 5 ans à des fins d’usage statistique exclusivement.

 

7.3.3 ACCÈS AUX DONNÉES ET DROITS

Conformément au règlement général sur la protection des données, chacun dispose d’un droit d’accès, d’interrogation, de modification et de rectification aux informations le concernant.

Chacun dispose également d’un droit d’opposition au traitement des données à caractère personnel pour motif légitime, d’un droit d’opposition à ce que ces données soient utilisées à des fins de prospection, ainsi que d’un droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous devez adresser un courrier à l’Association Accoord, accompagné de la photocopie d’un titre d’identité comportant votre signature, à l’adresse postale suivante : Association Accoord, 10 rue d’Erlon, BP 22329 44023 Nantes Cedex 1 ou à l’adresse de courrier électronique : dpo@accoord.fr

 

7.4 Litiges, compétence juridique

En cas de litige, le demandeur peut saisir à son choix, outre la juridiction du lieu où demeure le défendeur :

  • En matière contractuelle, la juridiction du lieu où la prestation a été réalisée,
  • En matière délictuelle, la juridiction du lieu du fait dommageable ou celle dans le ressort de laquelle le dommage a été subi.